Często można spotkać się ze stwierdzeniem, jakoby brak spisania umowy na papierze miał oznaczać brak umowy w ogóle. Jest to przekonanie błędne. Nawet bez zachowania formy pisemnej można bowiem mówić o „umowie”. Strony ustnie umawiają się na konkretne warunki, jednak zazwyczaj bez wchodzenia w prawne meandry ustaleń. Jako idealny przykład ustnych umów w codziennym życiu można wskazać zakupy w sklepie. Kupujący nabywa wówczas produkt za określoną cenę, a sprzedawca produkt kupującemu wydaje. Jest to przykład umowy sprzedaży.
Istnieją jednak stosunki prawne o większym stopniu skomplikowania niż codzienne zakupy w sklepie. Mowa chociażby o najmie mieszkania. W zakresie formy takiej umowy kodeks cywilny w art. 660 wskazuje jedynie, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Nie ma jednak mowy o tym, aby umowa nie dochodziła do skutku z uwagi na brak zachowania formy pisemnej. Powyższe nie oznacza jednak, że nie warto sformalizować najmu i sporządzić pisemnej umowy.
Brak pisemnej umowy najmu oznacza brak pewności
Podstawową trudnością, jakiej mogą doświadczyć strony ustnego najmu, jest przede wszystkim brak pewności co do tego, na co w ogóle strony się umawiają. Zazwyczaj ustne ustalenia obejmują jedynie kwotę czynszu najmu oraz okres, przez jaki najemca może korzystać z lokalu. Często najem w takiej formie jest przez strony wykonywany nawet przez wiele lat. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy pomiędzy stronami dochodzi do sporu. Wówczas ustalenie zakresu wzajemnych praw i obowiązków może być niezwykle trudne. To w konsekwencji zwiększa ryzyko braku możliwości ustalenia, kto w danym sporze ma rację. W ostateczności, jeżeli strony do porozumienia nie dojdą, a sprawa trafi do sądu, to sąd będzie na podstawie wszelkich dostępnych dowodów (zeznania świadków, korespondencja) rekonstruował rzeczywiste ustalenia co do warunków najmu. Rezultat takiej rekonstrukcji może okazać się jednak niesatysfakcjonujący dla jednej ze stron najmu.
Przede wszystkim zatem sporządzenie umowy najmu na piśmie daje pewną gwarancję praw i obowiązków stron oraz zmniejsza ryzyko niedomówień, a w konsekwencji potencjalnych konfliktów w zakresie najmu.
Kwestie nieuregulowane w umowie najmu
Jeżeli wynajmujący i najemca nie obejmą swoimi uzgodnieniami pewnych istotnych kwestii, to zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy prawa. Dla przykładu, w braku uzgodnień między stronami kodeks cywilny nakazuje przyjąć, że jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, to wynajmujący może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Ustawa przyznaje w tym zakresie wynajmującemu swobodę wyboru, co niekoniecznie może być w interesie najemcy.
Należy sobie zdawać sprawę z tego, że prawo nie reguluje jednak wszelkich zagadnień dotyczących najmu. Rozwiązania takie jak kaucja czy kara umowna mają zastosowanie wyłącznie, gdy strony wyraźnie na ich zastosowanie się umówią. Brak ustaleń między stronami w tym zakresie powoduje, że wynajmujący (lub odpowiednio najemca) nie są odpowiednio zabezpieczone od strony prawnej.
Brak pisemnej umowy najmu a podatek
Nierzadko wynajmujący pozostają w przekonaniu, że skoro nie ma pisemnej umowy, to nie ma również konieczności rozliczeń z tytułu najmu z urzędem skarbowym. Jest to poważny błąd, bowiem nawet najem „ustny” należy odpowiednio rozliczyć. Brak zapłaty podatku od zysków z najmu naraża wynajmującego na nieprzyjemności z urzędem skarbowym. Powyższe może bowiem rodzić odpowiedzialność za wykroczenie lub nawet przestępstwo skarbowe.
Z tych względów należy pamiętać, że niezależnie od formy umowy najmu, konieczne jest jej odpowiednie rozliczenie w urzędzie skarbowym. Ustna umowa najmu nie zwalnia bowiem wynajmującego z obowiązków podatkowych.
Najem na piśmie
Wynajem mieszkania bez pisemnej umowy niesie za sobą liczne ryzyka i konsekwencje zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy. Warto zatem każdy najem „sformalizować”. Ułatwi to ustalenie zakresu i treści wzajemnych praw i obowiązków stron, co z kolei zmniejszy ryzyko ewentualnych nieporozumień i konfliktów. Aby mieć pewność, że umowa właściwie odda zamiar stron i odpowiednio zabezpieczy ich interesy, warto skorzystać przy jej sporządzaniu z pomocy prawnika.
