AML w przedsiębiorstwie – procedura, ocena ryzyka i obowiązki instytucji obowiązanych 

Ustawa o AML określa zasady i tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz warunki wykonywania działalności gospodarczej przez niektóre instytucje obowiązane. Ustawa posługuje się więc w zakresie podmiotów, których dotyczy, pojęciem instytucji obowiązanej.

Krąg instytucji obowiązanych został określony w art. 2 ustawy. Nie dziwi, że są to najczęściej podmioty rynków finansowych, które mają do czynienia z obrotem pieniężnym, w tym gotówkowym. Są to w szczególności podmioty sektora bankowego, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową. Wśród tych podmiotów znajdują się także notariusze w zakresie wymienionych czynności (np. w zakresie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, obejmujących przeniesienie własności, w tym sprzedaż, zamianę lub darowiznę ruchomości lub nieruchomości), ale nie tylko.

Krąg instytucji obowiązanych wymienionych w ustawie AML jest więc dość szeroki.

Jeżeli prowadzisz działalność związaną z obrotem gotówkowym czy też bezgotówkowym, warto sprawdzić, czy dotyczą Cię przepisy ustawy oraz czy ustawa nakłada na prowadzoną przez Ciebie działalność określone obowiązki.

Obowiązki instytucji obowiązanych oraz osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie

Zgodnie z art. 6 ustawy AML, instytucje obowiązane wyznaczają kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. Dalsze artykuły rozwijają, w jaki sposób ma zostać powołana do życia kadra kierownicza.

W stosunku do instytucji obowiązanej, w której działa zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie. W innym przypadku może to być pracownik zajmujący kierownicze stanowisko (w braku którego należy je stworzyć), który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Należy pamiętać, że wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień do odpowiednich organów i instytucji.

Jeżeli natomiast prowadzisz swoją działalność w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, a jednocześnie podlegasz obowiązkom ustawy AML, pamiętaj, że w przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, o których mowa w art. 6 i art. 8, wykonuje osoba prowadząca tę działalność. Do już sporego katalogu obowiązków związanych z działalnością dochodzą więc kolejne, tym razem związane z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Jest to najważniejszy dokument wprowadzany w przedsiębiorstwie, określający szczegółowo zasady i tryb postępowania, a także obowiązki dla poszczególnych osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Dokument ten powinien tłumaczyć, czym jest pranie pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu, jak rozpoznać takie działania oraz jak na nie zareagować.

Zgodnie z art. 50 ust. 2 ustawy AML obejmuje w szczególności określenie:

• czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
• zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
• zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
• zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
• zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
• zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
• zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Należy podkreślić, że powyższy dokument nie może być tylko wzorem uniwersalnym, ale musi zostać on dostosowany do warunków wykonywania działalności, uwarunkowań oraz potencjalnych zagrożeń. Inaczej sytuacja ta będzie kształtować się w przypadku banku, a inaczej w przypadku notariusza wykonującego określone czynności notarialne. Dokument ten musi zostać dostosowany do prowadzonej działalności gospodarczej.

Jest to także o tyle ważne, że dokument ten stanowi podstawowe źródło wiedzy dla kadry pracowniczej. Nie chodzi tylko o kadrę kierowniczą wyznaczoną do wprowadzania obowiązków AML, ale przede wszystkim chodzi o pracowników niższych szczebli. To oni są na pierwszej linii frontu z klientem, to oni dokonują bieżących czynności. Często czynności te dokonywane są na tzw. automatyzmach, przy wielości dziennych transakcji. Stąd też tak ważne jest, aby powyższy dokument powstał w przystępnej formie, a jednocześnie poruszał wszystkie najważniejsze kwestie związane z rozpoznaniem ryzyka, z którymi pracownicy spotykają się w swojej bieżącej pracy.

Ocena ryzyka dokonywana przez instytucje obowiązane

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy AML, instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej.

Ocenę ryzyka należy sporządzić w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby aktualizować, nie rzadziej niż co 2 lata. Na ocenę ryzyka wpływa wiele czynników, np. wzrost przestępczości lub masowa migracja. W ostatnim czasie obserwujemy masową migrację osób ze wschodu Europy (nie chodzi tylko o obywateli Ukrainy). Większość osób przyjeżdżających do Polski pracuje i żyje zgodnie z prawem, co należy wyraźnie podkreślić. Natomiast masowa migracja wprowadza także ryzyko napływu grup przestępczych, które w naszych warunkach mogą starać się wprowadzać do obrotu środki, np. pochodzące z przestępstw popełnianych za granicą.

Jeżeli Twoja ocena ryzyka powstała przed wieloma laty, jeszcze przed sytuacją związaną z migracją, niezwłocznie powinieneś zaktualizować swoją ocenę o nowe kategorie ryzyka.

Podobnie rzecz się ma z oszustwami internetowymi popełnianymi na masową skalę. Środki pochodzące z takiego procederu są wprowadzane do obrotu, także poprzez instytucje obowiązane. W takim przypadku także Twoje przedsiębiorstwo może stać się pośrednikiem w procederze prania pieniędzy. Tego rodzaju czynniki zagrożenia i ryzyka należy identyfikować oraz następczo wprowadzać określone środki bezpieczeństwa finansowego.

Środki bezpieczeństwa finansowego oraz inne obowiązki instytucji obowiązanych

Przechodzimy w końcu do narzędzi, jakimi dysponują instytucje obowiązane w celu zapewnienia środków bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane są wobec klientów. Należy rozpoznawać na bieżąco ryzyko związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniać poziom rozpoznanego ryzyka. Co więcej, takie rozpoznane ryzyko musi zostać udokumentowane, uwzględniając w szczególności następujące czynniki:

• rodzaj klienta (zwykły klient, klient zajmujący eksponowane stanowisko PEP, klient zagraniczny, klient pochodzący z krajów o wysokim odsetku przestępstw itd., także zachowanie klienta odbiegające od normy może być przesłanką rozpoznania ryzyka);
• obszar geograficzny (aglomeracje miejskie o wysokim odsetku przestępstw, miejsca położone blisko granic kraju itd.);
• przeznaczenie rachunku (czy rachunek jest prywatny, czy firmowy, wielość transakcji na rachunku prywatnym o dużych kwotach może sugerować pochodzenie środków z przestępstwa);
• rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji (np. wymiana znacznych środków finansowych na kryptowaluty, wykonywanie regularnie wysokich przelewów lub transferów środków itd.);
• poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartość przeprowadzonych transakcji;
• cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych (wykonywanie częstych transakcji okazjonalnych poniżej kwoty progowej, a więc 15.000,00 euro, które w sumie składają się na kwotę ponadprogową).

Zgodnie z ustawą AML w przypadku rozpoznania ryzyka stosuje się środki bezpieczeństwa, które obejmują:

• identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości (tzw. transakcja imienna);
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego (w przypadku podmiotów złożonych);
• ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
  • analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
  • badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
  • zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Instytucje obowiązane muszą przy tym dokumentować zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji.

Podsumowanie

Oczywiście powyżej wymienione obowiązki stanowią jedynie część nakładanych przez ustawę AML zobowiązań wobec instytucji obowiązanych. Do tego dochodzą także inne, w tym związane z przekazywaniem informacji do odpowiednich organów oraz instytucji, w przypadku stwierdzenia transakcji podejrzanych.

Natomiast to, co należy stwierdzić z całą pewnością, to fakt, że podstawą wdrożenia procedur AML w każdym przedsiębiorstwie stanowi właściwie przygotowana i opracowana dokumentacja AML. Jest to trzon, na którym następnie buduje się świadomość kadry pracowniczej, związaną z właściwymi obowiązkami oraz oceną ryzyka.

Drugim elementem są oczywiście szkolenia pracowników oraz bieżące podwyższanie ich kompetencji w zakresie AML. Oczywistym jest, że zwłaszcza w dużych strukturach osoba zajmująca kierownicze stanowisko nie przeprowadza każdej transakcji. Transakcje te przeprowadzane są przez pracowników niższych szczebli, co powoduje, że w tym zakresie także oni powinni być zapoznani z procedurami, które obowiązują w Twoim przedsiębiorstwie.

Nie jest to także jedynie sztuka dla sztuki, bowiem organy kontrolujące na bieżąco przeprowadzają kontrolę. Za nieprzestrzeganie obowiązków AML może zostać nałożona kara pieniężna. Ale to nie wszystko, ponieważ organy mogą ponadto: publikować informacje o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych; nakazać zaprzestanie podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności; cofnąć koncesję lub zezwolenia albo wykreślić podmiot z rejestru działalności regulowanej; zakazać pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok.

Reasumując, skutki niestosowania się do obowiązków AML mogą być bardzo dotkliwe i wpłynąć na całą prowadzoną przez Ciebie działalność. Lepiej wobec tego działać profilaktycznie i wdrożyć procedurę AML także w Twojej działalności już dziś.

Czy Twoja firma jest instytucją obowiązaną i podlega przepisom ustawy AML? Pomagamy przedsiębiorcom we wdrożeniu procedur AML, przygotowaniu dokumentacji AML, opracowaniu oceny ryzyka, stworzeniu wewnętrznych procedur, a także prowadzimy szkolenia dla pracowników oraz zapewniamy bieżące wsparcie w zakresie zgodności z przepisami. Dzięki temu ograniczysz ryzyko naruszeń i przygotujesz swoją organizację na ewentualne kontrole.

Skontaktuj się z Kancelarią GRUBE i sprawdź, jak możemy pomóc we wdrożeniu obowiązków AML w Twojej firmie.