Kontrahent nie zapłacił faktury w terminie? Co zrobić?

Kontrahent nie zapłacił faktury w terminie? Brak terminowej zapłaty może szybko stać się poważnym problemem dla przedsiębiorcy. Niezapłacona faktura oznacza nie tylko brak środków, które powinny już znajdować się na rachunku firmy, ale również możliwość powstania dalszych kosztów związanych z dochodzeniem należności. W takiej sytuacji warto odpowiednio wcześnie podjąć działania zmierzające do odzyskania swoich należności poprzez wezwanie kontrahenta do zapłaty, a jeżeli okaże się ono bezskuteczne, również poprzez dochodzenie należności przed sądem.

Wezwanie kontrahenta do zapłaty

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy termin zapłaty rzeczywiście upłynął. W praktyce często działania wierzyciela zaczynają się od kontaktu z dłużnikiem i przypomnienia o zaległej płatności. Jeżeli nie przynosi to rezultatu, warto skierować do kontrahenta formalne wezwanie do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty powinno dokładnie określać, czego dotyczy zadłużenie. Należy wskazać między innymi numer i datę faktury, wysokość należności głównej, termin płatności oraz rachunek bankowy, na który należy dokonać zapłaty. Istotne jest również wyznaczenie terminu na dobrowolną zapłatę i poinformowanie kontrahenta, że brak uregulowania długu może skutkować skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego. Kopię wezwania oraz dowód jego wysłania warto zachować, ponieważ mogą one stanowić element dokumentacji związanej z dochodzeniem roszczenia, a wezwanie do zapłaty przesłać ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co może okazać się niezwykle przydatne przy ewentualnym sporze sądowym.

Odsetki za opóźnienie w zapłacie faktury

Samo opóźnienie w zapłacie może powodować obowiązek zapłaty odsetek. W przypadku transakcji handlowych pomiędzy przedsiębiorcami zastosowanie będą miały odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są one wyższe niż standardowe odsetki ustawowe za opóźnienie i mają rekompensować wierzycielowi skutki nieterminowego regulowania zobowiązań.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Wierzyciel może mieć również prawo do dodatkowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jest to szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorców, ponieważ przepisy przewidują zryczałtowaną rekompensatę, której można dochodzić od dłużnika, oprócz ustawowych odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego i wynosi równowartość 40 euro, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł, 70 euro, gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł, oraz 100 euro, gdy wartość świadczenia wynosi co najmniej 50 000 zł. Równowartość tych kwot ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.

Rekompensata ma związek z kosztami odzyskiwania należności i przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazywania, że rzeczywiście poniósł koszty w wysokości odpowiadającej 40, 70 lub 100 euro.

Pozew o zapłatę niezapłaconej faktury

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przyniesie rezultatu, kolejnym krokiem może być skierowanie sprawy do sądu. W pozwie wierzyciel może dochodzić przede wszystkim należności wynikającej z niezapłaconej faktury, należnych odsetek, a także rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Warto również pamiętać o kosztach postępowania sądowego, których zwrot może zostać zasądzony na zasadach określonych przez przepisy.

Jakie dokumenty są potrzebne do dochodzenia należności?

Podstawą skutecznego dochodzenia zapłaty jest odpowiednie udokumentowanie roszczenia. W zależności od charakteru sprawy znaczenie mogą mieć umowa zawarta z kontrahentem, faktura, dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, potwierdzenia odbioru, korespondencja handlowa oraz wcześniejsze wezwania do zapłaty. Dokumenty te pozwalają wykazać, z czego wynika zobowiązanie, jaka jest jego wysokość oraz że termin zapłaty już upłynął.

Co zrobić, gdy kontrahent nadal nie płaci?

Brak zapłaty faktury nie oznacza więc, że przedsiębiorca musi bezterminowo czekać na pieniądze. W przypadku opóźnienia można dochodzić nie tylko samej należności głównej, ale również należnych odsetek oraz, w określonych przypadkach, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. W praktyce warto działać możliwie szybko: sprawdzić dokumenty i termin płatności, skierować do kontrahenta wezwanie do zapłaty, uwzględnić należne odsetki i rekompensatę, a jeżeli dłużnik nadal nie reguluje zobowiązania, rozważyć skierowanie sprawy do sądu, również w postępowaniu upominawczym, którego przebieg jest co do zasady dużo szybszy.

Kontrahent nie zapłacił faktury? Podejmij odpowiednie działania

Brak zapłaty faktury w terminie nie oznacza, że trzeba bezterminowo czekać na uregulowanie należności. Wierzyciel może podjąć działania zmierzające do odzyskania należności, w tym skierować wezwanie do zapłaty, dochodzić odsetek, a w odpowiednich przypadkach również rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Kancelaria GRUBE świadczy pomoc prawną w sprawach związanych z niezapłaconymi fakturami, dochodzeniem należności oraz sporami z kontrahentami.

Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury w terminie, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią GRUBE. Przeanalizujemy dokumentację i pomożemy dobrać odpowiednie kroki prawne w celu odzyskania należności.