Aby obiekt hotelowy mógł rozpocząć swoją działalność, ważne jest posiadanie przez niego stosownych dokumentów, które regulowane są przepisami prawa. O tym, jakie dokładnie formalne wymagania są konieczne do spełnienia, ale też jakich dokumentów może wymagać obsługa hotelowa od gości, piszemy w tym artykule.
Formalności po stronie hotelu
Rozpoczynający swoje działanie punkt hotelowy musi zostać zaszeregowany do określonego rodzaju i kategorii oraz zostać wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich. W ten sposób zyskuje on decyzję potwierdzającą zaszeregowanie obiektu.
Następnie, obiekt hotelarski powinien spełnić wymogi określone w art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych dokumentuje się w zakresie wymagań:
- budowlanych – książką obiektu budowlanego, o której mowa w art. 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623, z późn. zm.4)), przedstawioną do wglądu organowi dokonującemu kontroli lub oceny obiektu budowlanego, w przypadku obiektów budowlanych, w stosunku do których obowiązek posiadania książki obiektu budowlanego istnieje na podstawie tej ustaw
- ostateczną decyzją o pozwoleniu na budowę wraz z zaświadczeniem właściwego organu administracji architektoniczno-budowlanej o dokonanym zgłoszeniu zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, w stosunku do którego właściwy organ nie wniósł sprzeciwu, lub ostateczną decyzją o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, a w przypadku obiektów budowlanych wzniesionych przed dniem 1 kwietnia 1995 r., które utraciły wymienione dokumenty — opinią rzeczoznawcy budowlanego, stwierdzającą bezpieczeństwo użytkowania obiektu budowlanego lub ostateczną decyzją o pozwoleniu na budowę wraz z zawiadomieniem właściwego organu o przystąpieniu do użytkowania, dla obiektów, dla których wydano wymienione dokumenty na podstawie obowiązujących przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawa budowlanego,
- przeciwpożarowych – opinią właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej;
- sanitarnych – opinią właściwego miejscowo państwowego powiatowego inspektora sanitarnego, a w obiektach hotelarskich, które znajdują się na terenie jednostki organizacyjnej podległej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych (lub przez niego nadzorowanej lub na terenie administrowanym przez organ podległy ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowany) opinią właściwego miejscowo państwowego inspektora sanitarnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Co wymaga podkreślenia, jednym z najważniejszych dokumentów hotelowych jest regulamin hotelu – powinien on być dostępny w widocznym miejscu dla gości hotelowych lub udostępniony na ich żądanie.
Jakich dokumentów może wymagać hotel od swoich gości?
Przepisy prawa nie wskazują wprost zakresu danych, jakie powinny być pozyskane od gościa hotelowego. Należy wobec tego przyjąć zasadę minimalizacji danych, zawartą w art. 5 rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Podstawą przetwarzania danych będzie odpowiednio umowa na korzystanie z usług hotelowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie usprawiedliwiony interes administratora, jakim jest dochodzenie roszczeń od gościa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Hotel może zażądać od swojego gościa podania danych, które są niezbędne do świadczenia i rozliczenia usług hotelowych, tzn. danych identyfikacyjnych niezbędnych do weryfikacji tożsamości gościa, ale także umożliwiających dochodzenie ewentualnych roszczeń (kradzież, zniszczenie mienia). Może również spisać numer rejestracyjny pojazdu. Gość hotelowy powinien pamiętać, że hotel może przetwarzać dane gościa w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, a także serii i numeru dokumentu tożsamości lub PESEL-u.
