Jak zgodnie z prawem zwolnić pracownika?

Zwolnienie pracownika to jedna z tych czynności, przy których błąd formalny może kosztować pracodawcę znacznie więcej niż samo rozwiązanie umowy. Sama decyzja o zakończeniu współpracy nie wystarczy. Trzeba jeszcze wybrać właściwy tryb rozwiązania umowy, sprawdzić, czy pracownik nie jest objęty szczególną ochroną, prawidłowo przygotować dokumenty i dopilnować terminów.

Sprawdź rodzaj umowy i okres wypowiedzenia

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, na jakiej podstawie pracownik jest zatrudniony. Kodeks pracy przewiduje rozwiązanie umowy m.in. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, jak również, w określonych przypadkach, bez wypowiedzenia.

Znaczenie ma również rodzaj umowy, tj. na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony. Przed wręczeniem wypowiedzenia należy bowiem prawidłowo ustalić okres wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony i nieokreślony zależy on co do zasady od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przy ustalaniu stażu trzeba jednak uwzględnić przepisy dotyczące wliczania do stażu pracy określonych wcześniejszych okresów aktywności zawodowej. Od 2026 r. obowiązują w tym zakresie nowe regulacje, dlatego przed ustaleniem okresu wypowiedzenia warto zweryfikować pełny staż pracownika.

Sprawdź, czy pracownik jest objęty ochroną

Przed wręczeniem wypowiedzenia trzeba sprawdzić, czy nie istnieją przepisy ograniczające możliwość rozwiązania umowy.

Szczególna ochrona może wynikać m.in. z ciąży i uprawnień związanych z rodzicielstwem czy wiekiem przedemerytalnym.

Sprawdź obowiązek konsultacji ze związkiem zawodowym

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony lub nieokreślony należy sprawdzić obowiązek konsultacji.

Zgodnie z art. 38 Kodeksu pracy pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Organizacja może przedstawić swoje umotywowane zastrzeżenia.

Konsultacja powinna zostać przeprowadzona przed wręczeniem wypowiedzenia, a nie dopiero po poinformowaniu pracownika o decyzji.

Pamiętaj, że przyczyna wypowiedzenia musi być rzeczywista i konkretna

Nie wystarczy bowiem posłużyć się ogólnym stwierdzeniem, takim jak „niewłaściwe wykonywanie obowiązków” czy „utrata zaufania”. Z treści wypowiedzenia pracownik powinien móc ustalić, jakie konkretne okoliczności doprowadziły do decyzji pracodawcy.

Jeżeli przyczyną są problemy z wykonywaniem obowiązków, warto wskazać konkretne uchybienia, zdarzenia lub zakres niewykonanych zadań. Dlatego przed wręczeniem wypowiedzenia warto uporządkować dokumentację dotyczącą m.in. wyników pracy, poleceń służbowych, niewykonanych zadań czy wcześniejszych rozmów z pracownikiem.

Przygotuj i prawidłowo doręcz wypowiedzenie

Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno być złożone na piśmie. Dokument powinien zawierać wymagane elementy, w tym przyczynę wypowiedzenia, jeżeli jest ona wymagana, oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Pracodawca powinien również zadbać o możliwość wykazania, że wypowiedzenie zostało pracownikowi skutecznie złożone. Najprostszym rozwiązaniem jest osobiste wręczenie dokumentu i potwierdzenie jego odbioru.

Odmowa podpisania kopii wypowiedzenia przez pracownika nie oznacza automatycznie, że oświadczenie jest nieskuteczne. Istotne jest przede wszystkim to, czy oświadczenie zostało skutecznie złożone w sposób umożliwiający pracownikowi zapoznanie się z jego treścią.

Pamiętaj o okresie wypowiedzenia i rozliczeniu pracownika

Wypowiedzenie nie oznacza automatycznie zakończenia pracy w dniu jego wręczenia. W okresie wypowiedzenia pracownik co do zasady nadal wykonuje swoje obowiązki, chyba że pracodawca zwolni go z obowiązku świadczenia pracy. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Pracodawca powinien również prawidłowo rozliczyć urlop wypoczynkowy i pozostałe należności oraz przygotować dokumentację związaną z zakończeniem zatrudnienia. Warto także ustalić sposób zwrotu sprzętu, dokumentów i innych składników mienia pracodawcy oraz zakończenia dostępów do systemów.

Najważniejsza zasada: najpierw weryfikacja, potem wypowiedzenie

Pracodawca nie powinien zaczynać od napisania wypowiedzenia. Najpierw należy ustalić, czy rozwiązanie umowy jest dopuszczalne, jaki tryb należy zastosować, czy pracownik korzysta ze szczególnej ochrony oraz jakie wymogi formalne trzeba spełnić.

Prawidłowe zwolnienie pracownika wymaga więc nie tylko znajomości przepisów, ale także dobrej dokumentacji i zachowania właściwej kolejności działań. Błąd na którymkolwiek z tych etapów może stać się podstawą sporu przed sądem pracy.

Jak prawidłowo przeprowadzić rozwiązanie umowy o pracę?

Rozwiązanie umowy o pracę wymaga uwzględnienia nie tylko przyczyny wypowiedzenia, ale również szeregu wymogów formalnych i terminów. Ich niedochowanie może prowadzić do sporu przed sądem pracy i związanych z nim konsekwencji.

Kancelaria GRUBE świadczy pomoc prawną w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym dotyczących rozwiązywania umów o pracę, ochrony pracowników, obowiązków związanych z wypowiedzeniem oraz sporów wynikających z zakończenia zatrudnienia.

W przypadku wątpliwości dotyczących rozwiązania umowy o pracę, przygotowania wypowiedzenia lub prawidłowego przeprowadzenia całej procedury zapraszamy do kontaktu z Kancelarią GRUBE. Przeanalizujemy konkretną sytuację i pomożemy dobrać odpowiednie rozwiązanie prawne.