Due diligence a ochrona informacji poufnych przedsiębiorstwa
Pojęciem due diligence określa się proces szczegółowej i wieloaspektowej weryfikacji wykorzystywany między innymi przy procesach fuzji, przejęć, inwestycji kapitałowych oraz restrukturyzacji. Jego podstawowym celem jest identyfikacja ryzyk prawnych, finansowych i operacyjnych związanych z planowanym zdarzeniem gospodarczym.
Przeprowadzenie procesu due diligence, w aspekcie omawianego zagadnienia, często wiąże się z przekazaniem szerokiego zakresu danych. Potencjalny inwestor opiera się wówczas nie tylko na informacjach pozyskanych w ramach tzw. białego wywiadu, lecz również na dokumentacji podmiotu gospodarczego, wobec którego planowane jest określone działanie.
Dokumentacja stanowiąca podstawę procesu due diligence pochodzi od podmiotu zainteresowanego transakcją, dlatego to właśnie w jego interesie leży odpowiednie zabezpieczenie informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Samo przystąpienie do procesu due diligence nie oznacza jeszcze podjęcia przez inwestora decyzji o realizacji przedsięwzięcia – stanowi jedynie jeden z etapów całego procesu transakcyjnego. Innymi słowy, przeprowadzenie due diligence przez potencjalnego inwestora nie przesądza o finalizacji transakcji, podczas gdy podmiot udostępniający dane zobowiązany jest do ujawnienia szeregu istotnych informacji dotyczących swojego przedsiębiorstwa.
Na gruncie polskiego porządku prawnego pojęcie due diligence nie zostało zdefiniowane. Niemniej jednak proces ten jest powszechnie wykorzystywany w praktyce gospodarczej, ponieważ jego wyniki pozwalają na rzetelną ocenę planowanych działań inwestycyjnych. W kontekście due diligence szczególnego znaczenia nabiera instytucja tajemnicy przedsiębiorstwa, zwłaszcza jej praktyczne aspekty.
Tajemnica przedsiębiorstwa w procesie due diligence
Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa została zawarta w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:
„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
Przytoczona definicja nakłada na przedsiębiorcę obowiązek podjęcia, przy zachowaniu należytej staranności, działań zmierzających do utrzymania informacji w poufności. Oznacza to, że status tajemnicy przedsiębiorstwa mogą posiadać wyłącznie takie informacje, wobec których przedsiębiorca podjął realne działania ochronne.
Zestawienie powyższego z istotą procesu due diligence może prowadzić do pozornie sprzecznych wniosków. W toku due diligence przedsiębiorca dobrowolnie przekazuje bowiem informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa innemu podmiotowi, co mogłoby zostać uznane za ich ujawnienie. Z drugiej jednak strony działanie to ma charakter celowy i następuje wyłącznie na potrzeby przeprowadzenia procesu due diligence.
Jak zabezpieczyć informacje poufne podczas due diligence?
W tych okolicznościach szczególnego znaczenia nabiera zachowanie należytej staranności w celu utrzymania informacji w poufności. W praktyce najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement) oraz odpowiednie oznakowanie dokumentów.
Umowa NDA powinna w szczególności określać zakres ujawnianych informacji oraz cel ich przekazania. Ponadto może regulować krąg osób uprawnionych do zapoznania się z dokumentacją, sposób przechowywania dokumentów, zakaz kopiowania i dalszego udostępniania, obowiązek trwałego usunięcia danych po zakończeniu procesu, a także odpowiedzialność za naruszenie postanowień umowy, w tym kary umowne.
W zakresie odpowiedniego oznakowania dokumentów chodzi o każdą formę oznaczenia pozwalającą ustalić, jeszcze przed zapoznaniem się z treścią dokumentu, że zawiera on informacje poufne. Forma oznaczenia może być dowolna; w praktyce często stosuje się znaki wodne, pieczęcie lub odpowiednio przygotowane dokumenty firmowe zawierające adnotację o poufnym charakterze materiału.
Przedsiębiorca udostępniający dokumenty powinien również mieć na uwadze zasadę proporcjonalności, zgodnie z którą zakres ujawnianych informacji nie powinien wykraczać poza dane niezbędne do przeprowadzenia procesu due diligence.
Due diligence a RODO
Istotnym zagadnieniem pozostaje również udostępnianie danych osobowych pracowników, kontrahentów czy członków organów spółki. Udostępnienie danych osobowych w procesie due diligence nie jest wyłączone spod rygorów RODO, dlatego przedsiębiorca powinien kierować się zasadą proporcjonalności oraz minimalizacji danych.
Odpowiedzialność za naruszenie poufności
Naruszenie obowiązków poufności w toku due diligence może prowadzić do wielopłaszczyznowej odpowiedzialności. W grę wchodzi zarówno odpowiedzialność kontraktowa wynikająca z postanowień NDA, jak i odpowiedzialność deliktowa na podstawie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W niektórych przypadkach ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa może również skutkować odpowiedzialnością karną.
Due diligence pozostaje nieodzownym elementem nowoczesnych procesów transakcyjnych, jednak jego przeprowadzenie wymaga zachowania równowagi pomiędzy transparentnością a ochroną informacji poufnych. Z perspektywy praktyki prawnej kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie procedur ujawniania danych, właściwie skonstruowana umowa NDA.
Przygotowanie procesu due diligence wymaga nie tylko właściwej organizacji dokumentacji, ale również skutecznego zabezpieczenia informacji poufnych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli planujesz transakcję, inwestycję lub restrukturyzację i chcesz ograniczyć ryzyko prawne związane z udostępnianiem danych, skontaktuj się z naszą kancelarią – Kancelarią GRUBE | Adwokat Gdynia. Pomożemy przygotować bezpieczną procedurę due diligence oraz odpowiednią dokumentację poufności.
