Czy brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego grozi odpowiedzialnością karną zarządu? 

Sprawozdanie finansowe stanowi najistotniejszy dokument każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Obrazuje ono kondycję ekonomiczną podmiotu, stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych oraz podziału zysku lub pokrycia strat. Z punktu widzenia przepisów prawa, proces przygotowania, badania i zatwierdzania sprawozdania finansowego obwarowany jest sztywnymi terminami.

W realiach biznesowych nierzadko dochodzi jednak do sytuacji, w których sprawozdanie finansowe spółki z o.o. nie zostaje zatwierdzone w terminie. Powody bywają różne – od konfliktów między wspólnikami, przez przedłużające się badanie przez biegłego rewidenta, aż po zwykłe zaniedbania proceduralne. Wielu menedżerów zadaje sobie wówczas kluczowe pytanie: czy za brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego członkom zarządu grozi odpowiedzialność karna?

Kto odpowiada za finanse w spółce z o.o.?

Zanim przejdziemy do kwestii odpowiedzialności karnej, należy precyzyjnie wskazać, na kim spoczywają obowiązki związane z rachunkowością spółki. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w tym zakresie ponosi kierownik jednostki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierownikiem jednostki są członkowie jej zarządu.

Co istotne, jeśli zarząd jest wieloosobowy, odpowiedzialność ta spoczywa solidarnie na wszystkich jego członkach. Członek zarządu nie może zwolnić się z odpowiedzialności, argumentując, że wewnątrzspółkowy podział obowiązków powierzał sprawy finansowe komuś innemu, chyba że jednemu z członków zarządu oficjalnie i pisemnie powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości, a on tę odpowiedzialność przyjął. Nawet wtedy jednak pozostali członkowie zarządu odpowiadają za nadzór. Powierzenie prowadzenia księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu również nie zdejmuje z zarządu odpowiedzialności karnej czy karnoskarbowej za niedopełnienie ustawowych obowiązków.

Jak wygląda procedura zatwierdzenia sprawozdania finansowego? 

Aby zrozumieć istotę problemu, warto przypomnieć standardowy harmonogram działań związanych ze sprawozdaniem finansowym w spółce z o.o. (przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym):

Po pierwsze, zarząd ma czas do 31 marca na sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego.

Po drugie, sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający, którym w spółce z o.o. jest Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników. Powinno to nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli najczęściej do 30 czerwca.

Po trzecie, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania zarząd ma obowiązek złożyć je we właściwym rejestrze sądowym (KRS) za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

Problemy pojawiają się wtedy, gdy do 30 czerwca Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników z jakiegoś powodu nie podejmie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Odpowiedzialność karna z ustawy o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości zawiera własny, rygorystyczny katalog przepisów karnych. Najważniejszym z nich w kontekście omawianego problemu jest art. 77 oraz art. 79 ustawy o rachunkowości.

Art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości wprost penalizuje niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Przepis ten mówi, że kto wbrew obowiązkom dopuszcza do tego, że sprawozdanie finansowe nie zostaje złożone do rejestru, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

W tym miejscu dochodzimy do sedna sprawy: co ma zrobić zarząd, jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone przez wspólników? Przecież przepis nakazuje złożyć sprawozdanie zatwierdzone.

Ustawodawca przewidział taką sytuację. Zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie (np. do 30 czerwca), zarząd i tak musi je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie (czyli do 15 lipca) – jako sprawozdanie niezatwierdzone. Następnie, gdy wspólnicy w końcu je zatwierdzą, zarząd ma kolejne 15 dni na złożenie sprawozdania już z uchwałą o zatwierdzeniu.

Oznacza to, że sam fakt, iż wspólnicy nie zatwierdzili sprawozdania, nie zwalnia zarządu z obowiązku jego publikacji. Jeśli zarząd złoży niezatwierdzone sprawozdanie w terminie do 15 lipca, nie popełnia przestępstwa z art. 79 ustawy o rachunkowości. Jeśli jednak zaniecha tego kroku, tłumacząc się brakiem uchwały wspólników, naraża się bezpośrednio na odpowiedzialność karną (grzywnę lub ograniczenie wolności).

Konsekwencje z Kodeksu karnego skarbowego (KKS)

Oprócz odpowiedzialności czysto karnej, na członków zarządu czyha także odpowiedzialność karnoskarbowa. Wynika ona z faktu, że sprawozdanie finansowe musi trafić nie tylko do KRS, ale również do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Zgodnie z art. 80b Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Podobnie jak w przypadku KRS, obowiązek ten nie znika w momencie braku zatwierdzenia dokumentu przez wspólników. Nowoczesne systemy informatyczne skarbówki automatycznie wychwytują brak dokumentów w systemie, co niemal natychmiast uruchamia procedury wyjaśniające wobec członków zarządu.

Postępowanie przymuszające przed sądem rejestrowym

Warto pamiętać, że zanim prokurator lub urzędnik skarbowy zapuka do drzwi członka zarządu, zazwyczaj uruchamiana jest machina sądowa w postaci tzw. postępowania przymuszającego, regulowanego przez ustawę o KRS.

Jeśli sąd rejestrowy zauważy brak sprawozdania finansowego, wzywa zarząd spółki do jego złożenia w wyznaczonym terminie (z reguły 7 dni) pod rygorem nałożenia grzywny. Taka grzywna może być nakładana wielokrotnie, a jej wysokość może być dotkliwa (jednorazowo do 10 000 zł, a ogółem do 1 000 000 zł). Co niezwykle ważne, grzywna ta nie jest nakładana na spółkę, lecz osobiście na członków zarządu i nie może być zapłacona z majątku spółki.

Jeżeli postępowanie przymuszające nie przyniesie skutku, sąd rejestrowy ma prawo ustanowić dla spółki kuratora, a w skrajnych przypadkach – wszcząć postępowanie o rozwiązanie spółki z o.o. bez przeprowadzania likwidacji i wykreślić ją z rejestru.

Jak członkowie zarządu mogą się bronić?

Czy sytuacja zarządu w przypadku konfliktu ze wspólnikami jest całkowicie bez wyjścia? Nie. Kluczem do obrony przed zarzutami karnymi jest wykazanie należytej staranności oraz braku winy. Członkowie zarządu powinni:

• Formalnie i terminowo zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników i umieścić w porządku obrad punkt dotyczący zatwierdzenia sprawozdania.
• Przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe w ustawowym terminie (do końca marca).
• W przypadku braku podjęcia uchwały przez wspólników, bezwzględnie złożyć niezatwierdzone sprawozdanie do KRS i KAS w lipcu.

Jeśli zarząd dopełnił wszystkich swoich obowiązków (czyli sporządził dokumenty i zwołał zgromadzenie), a do zatwierdzenia nie doszło wyłącznie z przyczyn leżących po stronie wspólników (np. z powodu pata decyzyjnego), zarządowi nie będzie można przypisać winy za brak zatwierdzenia dokumentu. Warunkiem koniecznym jest jednak terminowe dopełnienie obowiązków publikacyjnych dla dokumentów niezatwierdzonych.

Podsumowanie

Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego w spółce z o.o. sam w sobie nie musi prowadzić członków zarządu na ławę oskarżonych, o ile zarząd wykaże się znajomością przepisów i odpowiednią dyscypliną. Prawo pozwala na funkcjonowanie spółki z niezatwierdzonym sprawozdaniem, pod warunkiem, że zostanie ono ujawnione w KRS i przesłane do organów skarbowych.

Najgorszym w skutkach jest natomiast zaniechanie działań i bierne czekanie na rozwój wypadków. Członkowie zarządu, którzy ignorują terminy ustawowe, zasłaniając się wewnętrznymi sporami w spółce, ryzykują osobistymi karami finansowymi, wpisem do Krajowego Rejestru Karnego (co uniemożliwia pełnienie funkcji w zarządach innych spółek), a w skrajnych przypadkach – karą ograniczenia wolności. W przypadku impasu decyzyjnego w spółce warto jak najszybciej skonsultować sytuację z profesjonalnym pełnomocnikiem, aby wdrożyć odpowiednią procedurę ochronną.

W przypadku konfliktu między wspólnikami, problemów z zatwierdzeniem sprawozdania lub wątpliwości dotyczących obowiązków zarządu warto odpowiednio wcześnie przeanalizować sytuację i wdrożyć właściwe działania. Skontaktuj się z nami – Kancelarią GRUBE | Adwokat Gdynia – pomożemy ocenić ryzyko oraz przygotować rozwiązania chroniące członków zarządu i interesy spółki.