Prowadzisz firmę i aktywnie budujesz społeczność wokół niej w portalach społecznościowych? Zastanów się, czy właściwie zabezpieczasz dostęp do swoich kont.

Rozwój cyfryzacji sprawia, że kanały komunikacji w mediach społecznościowych zaczynają przedstawiać coraz większą wartość. Komunikacja elektroniczna staje się ogromnym narzędziem sprzedażowym, marketingowym, ale również wizerunkowym. Pomimo podejmowanych prób trudno jest jednoznacznie wyliczyć wartość profilu w social mediach. Wiadomo jednak, że jego utrata może prowadzić do wizerunkowej i sprzedażowej tragedii.

Świadomość znaczenia reklamy z wykorzystaniem mediów społecznościowych jest wśród firm coraz większa. W efekcie coraz większe środki są inwestowane przez przedsiębiorców w rozwój tych obszarów komunikacji. Firmy tworzą dodatkowe stanowiska, a nawet działy odpowiadające za dostarczanie internetowych treści i budowanie relacji z odbiorcami, a w wielu przypadkach również za prowadzenie bezpośredniej sprzedaży usług i produktów z wykorzystaniem tego kanału komunikacji. Zależność wydaje się oczywista – każdy kolejny subskrybujący, obserwator czy śledzący firmowe profile w social mediach wpływa na wzrost wartości naszego konta społecznościowego, a w efekcie – naszej marki.

Utrata dostępu – jak temu zapobiegać?

Całkowicie nowym zjawiskiem jest utrata dostępu do firmowych kont społecznościowych, która może wynikać z różnych czynników. Jednym z nich jest brak kontroli nad prywatnymi urządzeniami multimedialnymi, które stają się narzędziami codziennej pracy. Zastanów się przez chwilę, jak często Twoi pracownicy, wykonując swoje zadania w obszarze marketingu lub sprzedaży, działają poza infrastrukturą firmową. Cóż, jeśli nie potrafisz odpowiedzieć na to pytanie, to może warto cofnąć się o jeden krok i poddać analizie to, czy w ogóle jesteś świadomy tego, że materiały publikowane w mediach społecznościowych często powstają lub są „wrzucane” z prywatnych urządzeń.

Dziś smartfon stał się – obok komputera – podstawowym narzędziem pracy. Skoro tak, to błędem jest pominięcie urządzeń mobilnych w procedurach bezpieczeństwa, jak również nieuregulowanie we wspomnianych procedurach zasad używania sprzętu prywatnego przez pracowników.

Całkowicie podstawowym krokiem powinno być zapewnienie najwyższego poziomu zabezpieczenia dostępu do kont administracyjnych naszych zasobów w mediach społecznościowych za pośrednictwem służbowych kont pocztowych i numerów telefonów – tak, aby odzyskanie dostępu możliwie najprostszą procedurą było możliwe.

W tym momencie, na równi należy postawić wdrożenie dobrych praktyk, takich jak: cykliczna zmiana haseł, weryfikacja aktualności zabezpieczeń oraz procedura odbierania dostępu do kont społecznościowych przy rozwiązaniu stosunku pracy. Często to właśnie na tym etapie rozmowy z klientem okazuje się, że w następstwie offboardingu (procesu odejścia pracownika) nie dokonuje się zmiany hasła.

Podniesienie poziomu bezpieczeństwa w tym obszarze nie jest zdarzeniem incydentalnym. Wraz z rosnącą wartością komunikacji z wykorzystaniem mediów społecznościowych należy aktualizować procedury, a jednocześnie budować kompetencje pracowników – tak, aby świadomość tego, jaką wartością dla firmy są działania w mediach społecznościowych, uzasadniała np. wdrożenie uwierzytelniania dwustopniowego czy stosowanie bezpiecznych, mocnych haseł.

Jeszcze kilka lat temu zgubienie pęku kluczy powodowało u nas duże poirytowanie i strach. Obecnie nasz telefon czy hasło do poczty e-mail mogą nieść dużo poważniejsze konsekwencje. Szczególnie gdy nie zdajemy sobie sprawy z następstw, które mogą zostać poniesione – dla nas, naszej cyfrowej tożsamości, a także przedsiębiorstwa, którego pozycję mozolnie budowaliśmy przez lata. Precyzyjnie opisane procedury, a także tempo reagowania na zagrożenie mogą uchronić nas i nasze otoczenie przed daleko idącymi konsekwencjami.

Przejęcie profilu jednego z sądów powszechnych

Jako przykład warto przytoczyć wydarzenia z 2021 roku, kiedy to – z własnej obserwacji, a częściowo również z doniesień prasowych – dowiadywaliśmy się o przejęciu konta na jednej z popularnych platform społecznościowych, prowadzonego dla jednego z gdańskich sądów. W miejsce aktualnych informacji o sprawach związanych z bieżącym funkcjonowaniem sądu na portalu pojawiały się przepisy kulinarne i materiały filmowe, nielicujące z powagą sądu. W komunikacie prasowym podawano wówczas, że „sprawa przejęcia konta została zgłoszona do Prokuratury. Fanpage był prowadzony poza siecią sądu i z prywatnych komputerów i telefonów komórkowych”. Podano również, że nie udało się ustalić, w jaki sposób doszło do przejęcia konta ani kto tego dokonał. Po upływie kilku tygodni strona została wyłączona.

Jakie konsekwencje dla Twojej firmy może wywołać kilkutygodniowy brak dostępu do kanałów na platformach społecznościowych? Jeśli już odpowiedziałeś sobie na to pytanie, to zróbmy krok dalej i zastanówmy się wspólnie, jakie konsekwencje mogłyby wiązać się z publikowaniem na tych kontach informacji godzących w dobre imię i wizerunek Twojej firmy.

Utrata zaufania klientów, straty wizerunkowe, pogarszające się wyniki finansowe i utrata znaczących kontrahentów – sky is the limit!

Warto w takiej sytuacji rozważyć, czy w obszarze regulacji wewnętrznych firmy wprowadziliśmy odpowiednie zapisy, które będą określały zasady korzystania z mediów społecznościowych – poczynając od procedury przyznawania dostępu, poprzez backup danych, a kończąc na regulowaniu zasad logowania do kont firmowych czy procedur i częstotliwości zmiany haseł. W codziennej praktyce już nawet same zmiany kadrowe w tej sferze działalności firmy powinny skłaniać do uregulowania zasad odbierania dostępu do kont czy też zasad zmiany haseł, gdy media społecznościowe są obsługiwane bez możliwości przyznawania poszczególnym członkom zespołu indywidualnych dostępów i danych logowania.

Nie każda przecież platforma umożliwia obsługiwanie social mediów w ramach odrębnych ról (np. moderatora, redaktora) lub innych poziomów uprawnień niż administrator. Stając przed wyzwaniem, jakim jest uregulowanie tych obszarów działania firmy, przedsiębiorca musi dostosować poziom zabezpieczeń w sposób proporcjonalny do realnych zagrożeń.

Zagrożenia związane z utratą dostępu są realne!

Jeśli zastanawiasz się, czy warto, to poświęć chwilę na rozmowę ze swoim zespołem i zastanów się, jak długotrwałym, mozolnym i wymagającym konsekwencji procesem jest budowanie silnego i zasięgowego konta w mediach społecznościowych – takiego konta, które będzie generowało odpowiednią liczbę interakcji, konwersji i pozwalało na budowanie społeczności związanej z Twoją marką. Rola tej formy marketingu we współczesnej reklamie i w procesie budowania pozycji rynkowej firmy sprawia, że obszar ten będzie w coraz większym stopniu podatny na zagrożenia. Taki stan rzeczy powoduje, że wiele firm wchodzących na rynek rozpoczyna działania wizerunkowe i marketingowe właśnie od tworzenia profili biznesowych w mediach społecznościowych.

Skoro więc przywiązujemy ogromną wagę do tej formy komunikacji, to warto w analogiczny sposób zadbać w pierwszej kolejności o zabezpieczenie obszaru funkcjonowania firmy w świecie internetu. Bez znaczenia będzie przy tym, czy firma ostatecznie zdecyduje się uregulować te zasady w odrębnym dokumencie, czy zamieści je w strategii komunikacji.

Pamiętaj tylko, aby proces wdrożenia nie zakończył się na spisaniu zasad, które znajdą swoje miejsce w szafie z segregatorami lub w chmurze.

Potrzebujesz porady prawnej związanej z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń dla Twojej firmy? Skontaktuj się z naszą kancelarią – Kancelaria GRUBE | Adwokat Gdynia.