Compliance w obsłudze prawnej.

Bez wątpienia otoczenie prawne cały czas ulega przemianom. Tak samo szybko zresztą zmieniają się oczekiwania rynku. To z kolei wpływa na konieczność ciągłego sprawdzania zasad, które obowiązują w danej firmie. Aby Twoje przedsiębiorstwo funkcjonowało prawidłowo, musisz wybierać współpracowników o specjalistycznej wiedzy – a czasem również dokonywać zmian kadrowych. Wszystko to rodzi konieczność tworzenia zbiorczych źródeł informacji.

Dzięki nim możesz w łatwy sposób wdrażać standardy organizacji dopiero co zatrudnionych specjalistów i pracowników, którzy w końcu na co dzień nie znają wszystkich przepisów i ich aktualizacji. Jeśli zdecydujesz się na standaryzację większości procesów zgodnie z obowiązującymi przepisami, unikniesz narażania się na ryzyko, czy nawet zagrożenia karą.

Co to jest compliance?

Compliance to system (przez niektórych zwany metodyką), który jest efektem pracy doświadczonych prawników, spośród których każdy specjalizuje się w innej dziedzinie. Wiedza wynikająca z teorii łączy się w tym przypadku z wieloletnią praktyką. Procedury, które stworzyliśmy w ten sposób sprawiają, iż przekazywanie informacji w firmie jest skuteczne oraz bardzo szybkie. A co więcej, pozwalają na znaczne zminimalizowanie ryzyka i stworzenie sprawnie działających struktur w przedsiębiorstwie. Zarządzanie ryzykiem staje się w dzisiejszych czasach kluczowym aspektem odpowiedzialnego prowadzenia biznesu.

Compliance dla firm – jak możemy Ci pomóc?

Nasza kancelaria na co dzień pomaga klientom w zakresie compliance dzięki szeregu działań. Zaliczają się do nich przede wszystkim:

kompletna obsługa compliance dla firm, które dotychczas nie posiadały specjalistycznych działów,
wykonanie audytu compliance, który wskaże możliwe ryzyka,
przeprowadzenie kontroli wdrożonych procesów i ustalenie czy są one odpowiednio przestrzegane,
zaprowadzenie niezbędnych zmian w organizacji firmy,
przedstawienie procedur, które są indywidualnie dostosowane do bieżącego profilu oraz sytuacji firmy,
przeprowadzenie szkolenia dla pracowników czy menadżerów,
stworzenie dokumentacji niezbędnej dla prawidłowej działalności firmy (na przykład w zakresie własności intelektualnej i przemysłowej, ochrony danych osobowych, postępowań antymobbingowych, księgowości, prawa pracy, podatków, postępowań antykorupcyjnych czy ochrony konkurencji oraz konsumenta),
udział w postępowaniach dyscyplinarnych w firmie,
wsparcie podczas kontroli przeprowadzanych przez organy państwa,
kontrolę naruszeń,
informowanie o wykrytych nieprawidłowościach,
weryfikację zmian, które zaistnieją w obecnym stanie prawnym oraz wdrożenie koniecznych, aktualnych zmian w dokumentacji i procedurach bezpieczeństwa,
reprezentowanie w sprawach cywilnych, karnych i administracyjnych,
wykrywanie uchybień względem prawa,
stworzenie rzetelnej dokumentacji compliance,
skuteczne zarządzanie ryzykiem prawnym.

Compliance dla sektora publicznego

Compliance może być świadczone zarówno dla sektora publicznego, jak i prywatnego. Tego rodzaju system zarządzania zgodnością można zastosować tak naprawdę w każdej organizacji, która chce zminimalizować ryzyko wynikające z błędów, przeoczeń czy nieznajomości przepisów. Compliance jest dobrym rozwiązaniem również w przypadku jednostek samorządowych, które zamierzają działać przeciwko korupcji. Aby compliance było skuteczne, zawsze powinno zostać dostosowane do potrzeb konkretnego podmiotu.

Compliance dla przedsiębiorców

Prywatne firmy bardzo chętnie korzystają z możliwości przeprowadzenia audytu compliance. Nic bowiem dziwnego, jako że pozwala on na sprawdzenie, czy istnieją potencjalne ryzyka oraz podsunięcie przedsiębiorcy sposobów na ich zminimalizowanie. Najczęściej audyty związane są z przepisami prawa pracy, ochroną danych osobowych oraz praw autorskich i własności przemysłowej, ładem korporacyjnym, przepisami podatkowymi, ochroną środowiska, informacjach o wdrażanych zmianach w prawie, które wpłyną na działalność przedsiębiorstwa, dostosowania firmowych praktyk do wymagań czy kwestii powiązanych z ochroną klientów lub konkurencji.

Przyznać należy, że wyżej wymienione kwestie są kluczowe do tego, aby Twoja firma funkcjonowała prawidłowo – a wręcz na najwyższym poziomie. Dzięki zainwestowaniu w wiedzę i szkolenia dla współpracowników, obowiązujące w firmie procedury zawsze będą aktualne i zgodne z prawem. Wszystko to pozwala uniknąć wielu błędów.

Czy warto zdecydować się na compliance?

Zastanawiasz się zapewne, czy compliance jest potrzebne. Bazując na swoim doświadczeniu, zdecydowanie mogę Ci odpowiedzieć twierdząco. System compliance ma na celu zapewnić jak największą zgodność działań Twojej firmy z aktualnie obowiązującymi przepisami. Dzięki jego wdrożeniu unikniesz kar finansowych, opiewających na dużą kwotę, utraty wizerunku i innych problemów, które mogłyby wyniknąć z nieprawidłowości w Twoim przedsiębiorstwie. Stworzenie właściwych procedur wewnętrznych zaoszczędzi Ci nie tylko popełnienia wielu błędów, ale także pozwoli uniknąć problemów podczas różnego rodzaju kontroli.

Najczęściej przedsiębiorcy nie tworzą systemu zarządzania zgodnością. Wyjątkiem od tej reguły są jedynie banki, które posiadają odpowiednie, zajmujące się tym działy. Zdecydowanie nie zmienia to jednak tego, iż każda osoba prowadząca własne przedsiębiorstwo powinna poważnie zastanowić się nad audytem compliance i zastosowaniem odpowiednich rozwiązań w jego zakresie. Uchybienia popełnione przez pracowników czy inne, związane z firmą podmioty? Dzięki wdrożeniu compliance właściwie możesz o tym zapomnieć.

Z Twojego punktu widzenia z pewnością najważniejsze jest to, jak zagwarantować firmie zgodność działań z aktualnie obowiązującymi przepisami pod kątem strukturalnym. Zdecydowanie powinieneś w tej kwestii wziąć pod uwagę fakt, iż obowiązki dotyczące systemu compliance powinny pełnić odpowiednie osoby. Mam tutaj na myśli fachowców z wewnętrznego działu lub podmiotu zewnętrznego – na przykład sprawdzonej kancelarii prawnej. Musisz pamiętać o tym, iż takich obowiązków nie możesz zlecić departamentom, które podlegają kontroli, jeżeli zarządzają zgodnością (kadry czy księgowość). Jeżeli zdecydujesz się na powierzenie tak dużej odpowiedzialności wybranym osobom, najlepiej będzie, jeżeli postawisz na zespół o szerokiej wiedzy, którego kręgi zasili doświadczony prawnik, będący na bieżąco ze wszelkimi aktualizacjami w naszym systemie prawnym.